Agiles Projektmanagement mit der Scrum-Methode – ein Beginner’s Guide
“Wir müssen das noch im Product Backlog ergänzen, bevor wir in den nächsten Sprint starten. Wer kann das bis zum nächsten Daily Scrum machen?” So oder so ähnlich wurde in meinem Team geredet an meinem ersten Tag bei Mindnow, damals noch als Praktikantin. Wie gerne hätte ich mich freiwillig gemeldet. Aber ehrlich, ich habe nur Bahnhof verstanden.
Der Beginn meiner persönlichen Spurensuche
POV: Es ist 2021, ich bin Newbie in der digitalen Produktentwicklung.
Die vielen neuen Begriffe waren anfangs ganz schön verwirrend. Damals wie heute schaue ich immer zuerst einmal, was mein Freund und Helfer Google meint. Auf der Suche nach der Bedeutung hinter dem Wort “Scrum” stiess ich zunächst auf eine Wikipedia-Seite zum Thema Rugby, was die Anzahl an Fragen, die ich hatte, nicht gerade verringerte. Wie sich später herausstellen sollte, gibt es tatsächlich einige Parallelen zwischen dem Scrum im Rugby und dem Scrum im Projektmanagement, doch mehr dazu später.
Nachdem ich also mit meinem Versuch, Scrum auf die Schnelle zu verstehen, gescheitert war, entschied ich mich dazu, mich an die beste Wissensquelle für agile Methoden zu wenden: Meine Kolleginnen und Kollegen bei Mindnow.
Wir von Mindnow haben viel Erfahrung mit Scrum. Die agile Denkweise macht uns aus und wir haben sogar unsere ganz eigene Scrum-Methode, die “Mindnow Method”, entwickelt. Wer sollte mir also meine Fragen besser beantworten können? Und da ich nicht die einzige sein soll, die von dieser Spurensuche profitiert, teile ich meine Erkenntnisse hier mit Ihnen.
Was ist dieses Scrum denn eigentlich überhaupt?
Scrum ist eine Methode, um ein Projekt zu managen. Die erste Besonderheit von Scrum ist die Zusammenstellung des Teams aus Product Owner, Scrum Master und Entwicklerteam. Am Anfang steht immer der Product Owner als direkter Draht zu unseren Partnern. Nachdem eine Produktidee vom Product Owner vorgestellt wurde – das kann zu Beginn auch noch sehr grob sein – werden die weiteren Rollen des Scrum-Teams verteilt.
Alle Mitglieder des Scrum-Teams haben verschiedene Kompetenzen und arbeiten gemeinsam an verschiedenen Aufgaben des Projekts. Was sie eint: Klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten, totale Transparenz über alle Arbeitsschritte, kontinuierliche Verbesserung und stetige Anpassung an neue Gegebenheiten.
So funktioniert der Scrum-Prozess
Es ist der spezielle Arbeitsablauf, der Scrum so erfolgreich macht. Der sogenannte "Scrum-Prozess" besteht aus 5 verschiedenen Schritten, die nach Belieben und Notwendigkeit wiederholt werden können.
Bei der Scrum-Methode wird ein Projekt in Phasen unterteilt. Die 5 Schritte des Scrum-Prozesses ergeben zusammen eine Phase, den sogenannten Sprint.
Product Backlog, die To-Do-Liste des Scrum-Teams
Alle Beteiligten setzen sich zusammen und entwickeln die Idee weiter. Es wird ein "Product Backlog" (“Produkt-Warteschlange”) aufgesetzt. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Funktionen und Merkmalen des Produkts, das entwickelt wird. Also eine Art To-do-Liste. Innerhalb des Product Backlogs gibt es verschiedene Prioritäten, einige Dinge sind wichtiger und müssen zuerst erledigt werden, mit anderen kann man warten.
Sprint Planning setzt klare Ziele
Im Sprint Planning werden die oben erwähnten Phasen, also Sprints, dann geplant. Diese sollten nicht länger als 4 Wochen dauern. Vor allem zu Beginn eines Projekts ist es von Vorteil, die Sprintdauer kürzer zu halten, in der Regel 2 Wochen. Sobald das Projekt voll in Gange ist und das Team aufeinander eingespielt ist, können die Phasen verlängert werden.
Neben der Dauer eines Sprints werden im Sprint Planning vor allem diese beiden grundlegenden Fragen geklärt:
Was kann im kommenden Sprint erledigt werden?Während des Sprint Plannings treffen Product Owner, Scrum Master und Entwicklerteam zusammen, um den Umfang der Arbeit für den nächsten Sprint festzulegen. Sie diskutieren, welche Elemente aus dem Product Backlog in den Sprint aufgenommen werden sollen. Die Entwickler und Entwicklerinnen schätzen dabei ihre Aufgaben selbst ein.
Wie wird die Arbeit erledigt?In dieser Phase des Sprint Planning werden die ausgewählten Aufgaben genauer analysiert und in kleinere Aufgaben aufgeteilt. Das Entwicklerteam bespricht, wie sie die Arbeit angehen werden, welche Schritte erforderlich sind und wie sie die Aufgaben am effizientesten erledigen können.
Übrigens, unsere “Mindnow Method” sieht vor, dass die zu erledigenden Aufgaben nicht in beanspruchter Zeit, sondern in Komplexität gemessen und gewertet werden.
Daily Scrum für die tagtägliche Kommunikation im Team
Nachdem alle organisatorischen Fragen geklärt und Ziele definiert sind, geht es an die tatsächliche Arbeit am Projekt. Innerhalb eines Sprints wird der Product Backlog abgearbeitet. Damit eine bestmögliche Zusammenarbeit gewährleistet ist, finden Daily Standups statt. Das sind tägliche, 15-minütige Meetings, bei denen alle erzählen, woran sie gerade arbeiten.
Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum erreicht?Jedes Mitglied des Entwicklerteams teilt kurz mit, was sie seit dem letzten Daily Scrum erledigt haben.
Was werde ich bis zum nächsten Daily Scrum erreichen?Jedes Teammitglied gibt an, welche Aufgaben sie als nächstes erledigen wollen. Dies hilft, die Ziele des Tages festzulegen und sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg ist.
Gibt es Hindernisse oder Probleme?Teammitglieder sprechen im Daily Scrum auch an, wenn etwas nicht so gut läuft oder sie Unterstützung brauchen. Dies ist wichtig, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und gemeinsam Lösungen zu finden.
Sprint Review – Bewertung der Leistungen
Zum Ende eines Sprints wird in einem Sprint Review besprochen, wie erfolgreich der Sprint war. Alle Beteiligten sind dabei: Product Owner, Scrum Master und Entwicklerteam, aber auch Stakeholder. Auch bei diesem Meeting geht es um ganz bestimmte Fragen:
Was wurde im abgeschlossenen Sprint erreicht?Das Entwicklerteam präsentiert die abgeschlossene Arbeit des Sprints – also die, die im Sprint Backlog festgelegt war.
Welche Anpassungen oder Änderungen sind erforderlich?Während der Präsentation können die Stakeholder Fragen stellen, Feedback geben und mögliche Änderungswünsche oder Anpassungen diskutieren.
Zusätzlich reflektiert das Scrum-Team die eigene Zusammenarbeit untereinander. Haben alle klar miteinander kommuniziert? Wie waren die Abläufe und was können wir im nächsten Sprint verbessern? Agiles Arbeiten ist auch ein regelmässiger Lernprozess. Ein eingespieltes Team, das schon länger miteinander arbeitet und sich kennt, ist eine unglaublich wertvolle Ressource bei der agilen Produktentwicklung.
Beispiel gefällig? Das ist Produktdesign mit Scrum
Mittlerweile ist mein 1. Praktikumstag bei Mindnow schon eine Weile her und ich darf mich heute stolz “UX Strategist” nennen. Als solcher übernehme ich die Rolle des Product Owners bei unseren agilen Projekten. Eines meiner ersten eigenen Projekte war das Tool Cycle Report. Das Beispiel passt hier perfekt, denn wir haben nicht nur nach der Scrum-Methode daran gearbeitet, sondern auch das Tool selbst dient dazu, den Scrum-Prozess noch besser zu machen.
Cycle Report ist ein Kommunikations-Tool. Es zeigt automatisiert alle Prozesse übersichtlich auf und ermöglicht Stakeholdern die volle Transparenz, was im Projekt gerade passiert – ein wesentlicher Teil der “Mindnow Method”.
Okay, dass von der Idee bis zum Beta-Launch 1,5 Jahre vergehen, ist eher ungewöhnlich bei Scrum. Das lag daran, dass wir einen deutlich grösseren Need erkannten als ursprünglich geahnt. Doch auch das macht die agile Arbeit aus – wir passen uns an neue Gegebenheiten an und so wurde aus einer Idee für den Mind Now-internen Gebrauch ein bis aufs Äusserste getesteten Produkt auf dem freien Markt.
Mehr darüber erfahren Sie in meinem Projektbericht über Cycle Report.
Projekte können bei Mindnow aber auch ganz schnell gehen. Das beweist das Beispiel von Auto-Subscription-Anbieter Premcars. Innerhalb von nur 2 Sprints à 2 Wochen kreierte ein 6-köpfiges Scrum-Team eine ganze Website, inklusive Produkt-Katalog und Wizard-Quiz. Bei diesem Projekt war es essentiell, innerhalb kürzester Zeit so effizient wie möglich zu arbeiten – was mit der Scrum-Methode wunderbar gelang.
Ich selbst schaute dem Premcars-Team als Praktikantin über die Schulter. Obwohl es Cycle Report damals noch nicht gab, weiss ich, dass unser Kunde Premcars natürlich zu jeder Zeit Einblick ins Projekt hatte und dementsprechend Prioritäten setzen konnte. Genau darauf kommt es bei Scrum nämlich an, wie ich mittlerweile nur allzu gut weiss.
Mein Fazit: Es gibt doch eine Parallele zum Rugby
Ich bin Ihnen noch die Antwort schuldig, was die Scrum-Methode denn nun mit Rugby zu tun hat. Tatsächlich hat der Begriff "Scrum" dort seinen Ursprung und wurde metaphorisch auf das Scrum-Framework im Bereich des Projektmanagements übertragen. Ein Scrum im Rugby ist eine Spielsituation, in der die Spieler in einer festen Formation zusammenkommen, um den Ball zurück ins Spiel zu bringen.
Sie ahnen – Teamarbeit ist das Zauberwort. Die Parallele zum Rugby-Scrum liegt in der Idee der engeren Zusammenarbeit und Koordination innerhalb des Teams. Es geht um das Team, das ein gemeinsames Ziel hat, klar kommuniziert, einander unterstützt und wenn es Probleme gibt, gemeinsam den Ball schleunigst wieder zurück ins Spiel bringt.
