Mindnow

Design & Development

Dezember 21

Scrum: Agiles Projektmanagement für Beginner

«Wir müssen noch den Product-Backlog ergänzen, bevor wir in den nächsten Sprint starten. Es hat sich was bezüglich des Inkrements geändert. Wer kann das noch bis zum nächsten Daily Scrum machen?». Mein erster Tag bei mindnow – wie gerne hätte ich mich freiwillig gemeldet und an die Arbeit gesetzt. Aber mal ganz ehrlich: Ich habe nur Bahnhof verstanden.

Erkenntnisse einer Spurensuche

Als Newbie in Sachen digitale Produktentwicklung wurde ich vom ersten Arbeitstag an mit neuen Begriffen überschüttet. Vor meinem Praktikumsantritt bei mindnow war ich nämlich in einer ganz anderen Sparte der digitalen Welt tätig. Begriffe wie Verschlusszeit, Vektormasken und Blendenreihen gehörten da eher in meinen Wortschatz – als Fotografin in die Welt einer Digitalagentur einzutauchen ist ungewohnt, aber nicht unmöglich.

Google – der Freund und Helfer. Das hört sich einfacher an, als es für mich auf der Suche nach der Bedeutung hinter dem Wort «Scrum» war. Als erstes wurde ich nämlich auf eine Wikipedia Seite zum Thema Rugby verwiesen, was die Anzahl an Fragen, die ich hatte, nur verdoppelte. Was ich zu dem Zeitpunkt noch nicht wusste: Das Scrum im Rugby ist dem Scrum im Projektmanagement sogar nicht mal so unähnlich, mehr dazu aber später. Nachdem ich also mit meinem ersten Versuch, dem Thema auf die Schliche zu kommen, gescheitert war, entschied ich mich dazu, die beste Wissensquelle mit meinen Fragen zu durchlöchern: Meine neuen Kolleginnen und Kollegen. Diese arbeiten nämlich nach ihrer eigenen Scrum-Methode und konnten mir somit all meine Fragen dazu beantworten. Und da ich nicht die einzige sein soll, die davon profitiert, teile ich meine Erkenntnisse gerne mit Ihnen.

Was ist dieses Scrum denn eigentlich überhaupt?

Wie erwähnt, handelt es sich bei Scrum um eine Art des Projektmanagements. Um genau zu sein, um eine sehr freie und agile Art davon. Ein Team von Personen mit verschiedensten Kompetenzen arbeitet gemeinsam an der Entwicklung eines Projekts. Dabei sind klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten, totale Transparenz über alle Arbeitsschritte, kontinuierliche Verbesserung, sowie stetige Anpassung die wichtigsten Faktoren, die ein erfolgreiches Scrum mitbringen sollte.

 

Und wer ist bei einem Scrum beteiligt?

Generell gilt es bei einem Scrum drei Rollen zu verteilen:

Der Product Owner agiert im Namen des Auftraggebers und des Endnutzers und vertritt deren Interessen. Die wichtigste Frage, die sich der Product Owner stellen muss: «Was möchte der Kunde und Endnutzer?».

Der Scrum Master ist der Verantwortliche für das Projekt und fungiert als Moderator und Vermittler zwischen Product Owner und Projektteam. Er unterstützt, beschafft nötige Ressourcen, beseitigt Hindernisse, fördert die Zusammenarbeit und dient als Ansprechpartner für Aussenstehende.

Das Projektteam setzt sich zusammen aus ungefähr 5-10 Mitarbeitern eines Unternehmens, dabei wird bei der Zusammenstellung eines solchen Projektteams speziell darauf geachtet, dass alle Teammitglieder verschiedene Kompetenzen mitbringen, um sich bestmöglich zu ergänzen. Innerhalb eines Projektteams gibt es keine Hierarchie und alle haben die gleichen Rechte und Pflichten. Die Verteilung der Aufgaben wird durch das Projektteam selbst organisiert, besprochen und falls nötig angepasst.

Jetzt wissen wir, wer alles an einem Scrum beteiligt ist und wie die Arbeitsphilosophie aussieht. Ein Scrum kann aber nur dann erfolgreich sein, wenn ein gewisser Arbeitsablauf eingehalten wird. Der sogenannte «Scrum Prozess». Dieser besteht aus 5 verschiedenen Schritten, die nach Belieben und Notwendigkeit wiederholt werden können.

 

Wie sieht ein erfolgreicher Scrum Prozess aus?

Vorweg ist es wichtig zu erklären, dass ein Projekt, das nach dem Scrum-Prinzip verläuft, in Phasen unterteilt wird. Die 5 Schritte des Scrum-Prozesses ergeben zusammen eine Phase – «Sprint» genannt.

Nachdem eine Idee vom Product Owner vorgestellt wurde – das kann zu Beginn auch noch eher grob beschrieben sein – werden die weiteren Rollen verteilt. Also die des Scrum Masters und der einzelnen Mitarbeitenden des Projektteams.

 

Richtige Vorbereitung ist die halbe Miete

Alle Partien setzen sich anschliessend zusammen und entwickeln die Idee weiter. Es wird ein «Product Backlog» aufgesetzt. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Funktionen und Merkmalen des Produkts, das entwickelt wird. Also eine Art «To-Do-Liste». Innerhalb des Product Backlogs gibt es verschiedene Prioritäten, einige Dinge sind wichtiger und müssen zuerst erledigt werden, mit anderen kann man warten.

Im Sprint Planning werden die erwähnten Phasen, also Sprints, geplant. Diese sollten nicht länger als 4 Wochen dauern. Vor allem zu Beginn eines Projekts ist es von Vorteil, die Sprintdauer kürzer zu halten. Sobald sich ein Team aneinander gewöhnt hat, können die Phasen verlängert werden. Im Sprint Planning wird also zum einen die Dauer des Sprints festgesetzt, zum anderen werden grundlegende Fragen geklärt wie: Welche Aufgaben müssen in diesem Sprint erfüllt werden? Wie werden die Aufgaben und Arbeiten erledigt und durch wen?

Warum viele kleine Schritte manchmal besser sind als grosse

Nachdem alle organisatorischen Fragen geklärt und Ziele definiert sind, geht es an die tatsächliche Arbeit am Projekt. Innerhalb eines Sprints wird der Product Backlog abgearbeitet und jeder im Projektteam hat seine zugewiesenen Aufgaben. Damit eine bestmögliche Zusammenarbeit gewährleistet ist, finden Daily Scrums statt. Das sind tägliche, 15-minütige Status-Updates, bei denen jeder erzählt, an was er oder sie gerade arbeitet.

Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum gemacht? Was plane ich, bis zum nächsten Daily Scrum zu erledigen? Hatte ich Probleme, wenn ja welche?

Übrigens: mindnow nutzt die Daily Scrums auch projektübergreifend für das gesamte UX- und Kreativ-Team. Wir sprechen täglich darüber, wie unsere Arbeit vorangeht und wo wir eventuell ein Problem haben. Das gibt uns zum einen Einblick in die Arbeit der Teamkollegen, zum anderen regt es zu gemeinsamer Problemlösung an. Offen über Probleme, also etwas, was einem unangenehm sein kann, zu sprechen, trägt meiner Meinung nach nicht nur zu einem guten Arbeitsklima bei, sondern ist auch im Alltag äusserst wichtig. Ergo fördert Scrum im besten Fall die Sozialkompetenz.

Zu Ende eines Sprints wird in einer Sprint Review geprüft, wie erfolgreich der Sprint war. Was wurde geschafft, was nicht? Sind alle zufrieden mit dem Ergebnis oder muss etwas verbessert werden? Diese Besprechung findet mit allen Beteiligten statt, also Projektteam, Product Owner und Scrum Master.

Zusätzlich reflektiert das Projektteam die Zusammenarbeit des Teams. Hat man klar miteinander kommuniziert, wie waren die Abläufe und was kann an der Zusammenarbeit verbessert werden? Diese sogenannte Sprint Retroperspective führt also zu einem Lernprozess und verspricht, dass sich das Team konstant weiterentwickelt.

mindnow + Scrum = Effizientes Produktdesign

Eine sehr simple, aber wahrheitsgetreue Rechnung. Das beweist das Beispiel von Premcars. Innerhalb von zwei Sprints à je 2 Wochen kreierte ein Projektteam von 6 Mitarbeitern die ganze Website, inklusive ausführlichem Katalog und Fragebogen. Dabei war es essentiell, innert kürzester Zeit so effizient wie möglich zu arbeiten – was in diesem Fall nur mit Scrum machbar war. Dabei hatte der Kunde zu jeder Zeit genauen Einblick in die Arbeit und konnte dementsprechend seine Prioritäten setzen. Übrigens der «mindnow-Way» sieht vor, dass die zu erledigenden Arbeiten nicht in beanspruchter Zeit, sondern in Komplexität gemessen und gewertet werden. 

Mein Fazit: Warum habe ich nicht schon früher von Scrum gehört?

Nun fragen Sie sich vermutlich, was diese Scrum Methode denn mit einem Scrum im Rugby (=Gedränge) zu tun hat. Teamarbeit ist dabei das Zauberwort. Ein Team, das ein gemeinsames Ziel hat, das klar miteinander kommuniziert und einander unterstützt, wenn es mal ungemütlich wird. Scrum lässt sich ganz einfach in den normalen Alltag eines Unternehmens integrieren, das kann ich aus erster Hand bestätigen. Durch seine Flexibilität passt sich das Scrum optimal an ein Unternehmen an und lässt sich konstant weiterentwickeln.

Sie haben noch nicht genug von Scrum? Wir auch nicht! In unserem monatlichen Newsletter erfahren Sie mehr über Scrum und finden heraus, ob agiles Projektmanagement das Richtige für Sie ist.

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